Ajotarkastusprosessi

Ajaja

  • täyttää tarvittavat lomakkeet huolella, kopioi kuittinsa ja muutenkin dokumentoi ajonsa huolellisesti IBA Finland:n sivuilta löytyvien ohjeiden mukaan

  • lähettää ajonsa Loimaalle: PL 73, 32201 Loimaa

 

Ajokoordinaattori

  • huomioidaan kuormitustilanne, lomat yms.
  • pyritään lähettämään useita ajoja kerralla, ei yksittäin
  • kimppa-ajot lähetetään vasta kun kaikkien paperit saapuneet
  • rekisteröi ajon lähteneen ajotarkastajalle
  • vastaanottaa postin ja tarkastaa että päällisin puolin kaikki on OK, jos havaitsee puutteita ottaa yhteyttä ajajaan
  • rekisteröi saapumisen Ahteri-järjestelmään, joka lähetää sähköpostiviestin ajajalle
  • kerää nippuja ajotarkastajille lähetettäväksi ja lähettää ne periaatteella

 

Ajotarkastaja

  • tarkastaa ajon, tavoiteaika alle 4 viikkoa
  • epäselvissä tapauksissa on mahdollisesti yhteydessä ajajaan
  • rekisteröi ajon tarkastetuksi ja täydentää ajon tiedot Ahteriin
  • lähettää nipun ajot takaisin ajokoordinaattorille
  • Huom! ajotarkastaja myös itse ajanut ko. ajon


Ajokoordinaattori

  • katsoo tarkistuksen tuloksen ja rekiströi tuloksen Ahteriin
  • Ahteri lähettää ajajalle sähköpostin hyväksytystä ajosta
  • hylkäystilanteessa soittaa aina ajajalle
  • arkistoi ajodokumentit
  • ajon tiedot päivittyvät Ahterista IBAF:n WEB-sivustolle


Postimestari

  • Ahterin tietojen perusteella kirjoittaa ja lähettää kunniakirjan
  • pussittaa ja lähettää pinssin + muun materiaalin

Hylätyn ajon käsittely

  • Ajotarkastaja määrittelee ajon kelpoisuuden toimitettujen dokumenttien perusteella, siksi selkeä ja sääntöjen mukainen dokumentointi on tärkeää ajon hyväksymisen kannalta. Jos tarkastettavassa ajossa on epäselvyyksiä ajon suorituksessa tai dokumentoinnissa voi ajotarkastaja pyytää kuljettajalta lisätietoja ajon hyväksymisen mahdollistamiseksi. Mikäli ajo tai sen dokumentointi ei täytä ajosääntöjä ajotarkastaja esittää suorituksen hylkäämistä.
  • Ajokoordinaattori tarkastaa uudelleen kaikki hylätyksi esitetyt ajot. Ajokoordinaattori voi pyytää ajosta lisäselvityksiä. Ajokoordinaattori päättää ajon hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Ajokoordinaattori ottaa yhteyttä suorittajaan ja kertoo suorituksen hylkäämisen perusteet.
  • Jos suorittajan mielestä ajoa ei ole tarkastettu sääntöjen mukaisesti suorittaja voi ottaa yhteyttä yhdistyksen puheenjohtajaan ja pyytää ajon uutta käsittelyä. Puheenjohtaja käsittelee pyynnön parhaaksi katsomallaan tavalla esim. uudelleen tarkastuttaa ajon tai tekee päätöksen epäselvissä sääntötulkinnoissa.   Puheenjohtaja tekee asiasta lopullisen päätöksen ja ilmoittaa sen suorittajalle.
  • Hylätyn ajon dokumentit ja ajajan tiedot säilytetään samalla tavoin kuin hyväksytyssä ajossa, mutta ajon tietoja ei julkaista.

Tietojen siirto Iron Butt Association USA

  • IBAF antaa IBA USA ID-numeron uudelle ajajalle Ahterissa
  • kuukausittain tiedot siirretään IBA kansainväliseen rekisteriin
  • ajajan USA ID aktivoidaan ja hän saa oikeuden US foorumin ja IBA Store:n käyttöön